معلومات

سكرتير

سكرتير

السكرتير هو موظف مكتب لديه مجموعة واسعة من المسؤوليات من استقبال المكالمات الهاتفية (موظف استقبال) إلى مساعد مدير (سكرتير شخصي).

عادة ما يُطلب من السكرتير الحديث أن يكون لديه مهارة العمل مع جهاز كمبيوتر شخصي ، ومعرفة اللغات الأجنبية ، ومهارات الاتصال ، وثقافة الاتصال ، والالتزام بالمواعيد والدقة.

للعمل كسكرتيرة ، لا تحتاج إلى معرفة خاصة وقدرات ، يمكن لأي شخص العمل لديه. ليس بالتأكيد بهذه الطريقة. للعمل كسكرتيرة ، لا تحتاج إلى التخرج من الجامعة ، يكفي إكمال الدورات المتخصصة. لا تغطي دورات السكرتير القليل: دراسة الاتصالات التجارية ، والأخلاقيات ، والقراءة السريعة ، وعلم النفس العملي ، والعمل المكتبي ، والطباعة ، ودورات الاختزال ، واكتساب القدرة على التعامل مع المعدات المكتبية ، وتبادل الهاتف الآلي المصغر ، والمهارات في 1C. بالإضافة إلى ذلك ، يشير علماء النفس إلى أهمية صفات مثل: قدرة الشخص على الشعور بالآخرين بمهارة والاستجابة الكافية لسلوك الآخرين ، ومقاومة الإجهاد. يطلق علماء النفس على هذه المجموعة من الصفات "الذكاء العاطفي". لا ينجح الجميع في ذلك ، فهم لا يعلمون ذلك في الجامعة ، ولا يعتمد على الذكاء العقلي للشخص.

يجب أن يكون السكرتير طويل القامة وجمال. مهمتها هي تزيين المكتب. جيد بما فيه الكفاية. منذ السكرتير هو رجل الأعمال في الشركة. لذلك ، يجب أن يكون بالضرورة لديه شعور بالأناقة ووجود الذوق السليم. إنها القدرة على ارتداء ملابس جميلة ، والتحدث بكفاءة ، والتصرف في المجتمع وفقًا للقواعد الأولية لآداب العمل التي تشكل الانطباع الأول للشركة بين العملاء. يقرر شركاء العمل ، الذين يتواصلون مع السكرتير أولاً ، ما إذا كانوا سيتعاملون مع هذه الشركة أم لا. رئيس هيكل الأعمال ، الذي يهتم بشكل أساسي بمكانة شركته ، لن يضع فتاة جميلة ولكنها غير كفؤة في غرفة الانتظار. من المستحسن تنظيم عمل الرئيس والمكتب - واحدة من العديد من واجبات السكرتير.

العمل كسكرتيرة سهل. تحتاج فقط للرد على المكالمات ، وصنع القهوة ، وإرسال المستندات للتوقيع. لا ليس كذلك. غالبًا ما يواجه ممثلو هذه المهنة إرهاقًا ، وإعادة تنظيم مستمر لجدول أعمالهم وفقًا لجدول الشيف. غالبًا ما يكون العمل كسكرتير مرهقًا عاطفيًا. عندما لا يكون هناك الكثير من الأشياء للقيام بها ، وهو أمر نادر الحدوث ، غالبًا ما يتم تحميلها بعمل إضافي ، على سبيل المثال ، وظائف مدير المكتب ، إلخ. وإذا كان الرئيس في حالة مزاجية سيئة ، فإن السكرتير هو أول من يقع تحت اليد الساخنة. إلى جانب ذلك ، السكرتير الجيد هو صانع السلام في الشركة ، وهي قادرة على منع حدوث "عاصفة" محتملة. هذا ، بالطبع ، ليس في دليل الخدمة. لكن درجة العلاقة بين السكرتير والزعيم تتوقف على القدرة على "أخذ لكمة". بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون السكرتير قادرًا على إيجاد لغة مشتركة مع الفريق ، والحفاظ على علاقات عمل متساوية مع جميع الموظفين ، وليس تحديد أي شخص. بالإضافة إلى هذا العمل النفسي الماهر ، تشمل واجبات السكرتير إجراء المراسلات التجارية ، وتخطيط يوم عمل الرئيس ، والرد على جميع أنواع المكالمات ، واستقبال شركاء الأعمال ، ومراقبة عمل الاستقبال ، وأحيانًا المكتب بأكمله.

السكرتيرة "فتاة مهمة" لتحقيق "رغبات" الشركة ، شخصية السكرتارية في الشركة ليست حاسمة. يصبح السكرتير ، الذي تمكن من الحصول على سلطة الفريق والمدير ، نوعًا من "الكاردينال الرمادي" ، بشكل غير مرئي ، ولكن يمكنه التأثير بشكل كبير على عمل الشركة ككل. غالبًا ما يلجأ المدير إلى السكرتارية للحصول على المشورة ، ويكون المسؤول التنفيذي هو الذي يتخذ القرار النهائي للرئيس. غالبًا ما يكون أكثر إلمامًا بشؤون الشركة من الرئيس ونوابه ، ويمكنه تقديم مشورة صحيحة ومتوازنة في الوقت المناسب. يحدد السكرتير نغمة كل يوم عمل ، يؤثر بشكل غير مباشر على الرأس. على سبيل المثال ، إن مكان العمل المنظم جيدًا ، والتسليم في الوقت المناسب للمعلومات الضرورية يسهل عمل الرئيس.

ليس لدى السكرتير فرص عمل. المهنة لا تعني الترقية. هذا صحيح جزئيا سيحتفظ القائد بسكرتير جيد إلى جانبه. سيتجاهل المدير بكل طريقة ممكنة طلبات الترقية إذا كان واثقًا من موظفه ويعرف أنه يمكن الاعتماد عليه تحت أي ظرف من الظروف. حتى الاحتراف والتفاني يمكن أن تلعب "مزحة قاسية" مع الموظف. من ناحية أخرى ، يمكن لهذه الصفات أن تصبح الأساس للنمو الوظيفي. يجب على السكرتير المناوب المشاركة في جميع العمليات في الشركة ، وهذه تجربة حياة مكتسبة مهمة للغاية وبداية رائعة في المستقبل. هناك العديد من الأمثلة عندما أصبح الناس ، بعد العمل كسكرتيرة ، رجال أعمال وكبار المسؤولين وكبار المديرين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للسكرتير المؤهل في عصرنا أن يكسب مالًا جيدًا على مستوى مدير كبير.

سكرتيرة مهنة المرأة. الرجال لا يعملون في مثل هذه المواقف. تعمل النساء في الغالب كسكرتيرات. هذا يرجع إلى حقيقة أن النساء عاطفيا أكثر مرونة ، فمن الأسهل عليهن التكيف مع المزاج ، والعادات ، وشخصية الرئيس ، لحل النزاعات ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن الرجال قادرون أيضًا على التعامل مع واجبات السكرتير. تفضل العديد من الشركات الكبرى الجنس الأقوى ، وتعيد تسمية المنصب من "سكرتير" إلى "مساعد مدير".

مهنة السكرتارية هي واحدة من أكثر الوظائف المطلوبة في سوق العمل. نعم إنه كذلك. تحتاج أي شركة ببساطة إلى شخص يتتبع جميع الوثائق ويلتقي بالعملاء ويقدم القهوة ويحمي مكتب الرئيس من الزوار غير المرغوب فيهم. بالإضافة إلى ذلك ، كانت "بطاقة الاتصال" للشركة.

أي سكرتيرة هي عشيقة المدير التي تعمل من أجلها. هذه أسطورة راسخة. كل من حوله على يقين منه ، باستثناء الرئيس والسكرتير. يتميز المحترف بحقيقة أنه إذا لم يرغب في هذا النوع من العلاقات ، فلن يحدث هذا. على الرغم من أن الرومانسية المكتب ليست نادرة جدا. حدث ذلك أن الرئيس والسكرتير يقضون الكثير من الوقت معًا في العمل ، ويخوضون جميع الصعوبات التي تواجهها الأعمال ، لذلك غالبًا ما تنشأ علاقات غير رسمية بينهما. ولكن من الأفضل عدم تقليص المسافة القائمة بين الرئيس والسكرتير لمصلحة الشركة.

يجب أن يبتسم السكرتير باستمرار. نعم إنه كذلك. بعد كل شيء ، لا أحد يريد رؤية موظف حزين أو عدواني أو خجول. يلزم منصب السكرتير بمعالجة كل من يظهر على عتبة الرئيس بلطف بابتسامة ويرافق الزائرين بأدب غير مرغوب فيه إلى الرئيس. حتى أن هناك تدريبات خاصة تعلمك أن تبتسم عندما تحتاج إليها.


شاهد الفيديو: سكرتير مبارك يتحدث عن رجال العصابة وعملية التوريث وتفاصيل خطيرة الجزء1 (كانون الثاني 2022).